Wie Agenturen Kandidatenbetrug bei der Remote-Einstellung erkennen

Wie Kandidatenbetrug bei der Remote-Einstellung aussieht

Kandidatenbetrug hat viele Formen, von einem Lebenslauf, der es mit der Wahrheit nicht so genau nimmt, bis zu einer Person, die nicht ist, wer sie zu sein vorgibt. Für eine Agentur, die Tech-Kandidaten für Remote-Stellen vermittelt, richten die Fälle rund um die Identität den größten Schaden an: Jemand führt das Gespräch unter einem anderen Namen, ein Stellvertreter übernimmt das technische Interview, oder eine gestohlene Identität besteht eine Hintergrundprüfung ohne Beanstandung. Eine solche Vermittlung schadet der Kundenbeziehung, lange bevor jemand herausfindet, wie es dazu kam.

Das Ausmaß ist schwer zu messen, doch die Signale weisen in dieselbe Richtung. In einer Gartner-Umfrage unter 3.000 Stellenbewerbern im zweiten Quartal 2025 gaben 6 % zu, im Vorstellungsgespräch betrogen zu haben, indem sie sich als jemand anderes ausgaben oder jemand anderen für sich auftreten ließen. Gartner sagt außerdem voraus, dass bis 2028 jedes vierte Kandidatenprofil weltweit gefälscht sein wird.

Technische Remote-Stellen ziehen die ernsthaftesten Versuche an, weil sie gut bezahlt sind und oft Zugang zu Code, Daten und Kundensystemen bieten. Das FBI hat vor Bewerbern gewarnt, die Deepfakes und gestohlene persönliche Daten nutzen, um sich auf Remote-Stellen in IT, Programmierung, Datenbanken und Software zu bewerben. In einer späteren Warnung beschrieb es nordkoreanische IT-Fachkräfte, die in Videointerviews KI und Face-Swapping-Technologie einsetzen, um zu verbergen, wer sie sind. Jamie Kohn von Gartner brachte das Risiko in der Mitteilung des Unternehmens klar auf den Punkt: „Kandidatenbetrug schafft Cybersicherheitsrisiken, die weit gravierender sein können als eine Fehlbesetzung.“

Die meisten Recruiter werden allerdings nie einem staatlich gesteuerten Agenten begegnen. Die alltäglichen Muster sind kleiner und leichter zu erkennen, wenn jemand danach sucht:

• Stellvertreter-Interviews, bei denen die Person im technischen Gespräch nicht die Person ist, die die Stelle antritt.
• Geliehene oder gestohlene Identitäten mit echten persönlichen Daten, die jemand anderem gehören und deshalb eine Hintergrundprüfung bestehen.
• Manipuliertes Video oder Audio, bei dem die Lippenbewegungen nicht zur Stimme passen oder das Gesicht verändert wirkt.
• Wiederverwendete Kontaktdaten, etwa eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, die in mehreren Lebensläufen unter verschiedenen Namen auftaucht.
• Inszenierte Referenzen, bei denen die Referenzperson ein Freund, ein Komplize oder der Kandidat selbst ist, der von einem anderen Postfach aus schreibt.

Prüfungen in der Sourcing-Phase

Am günstigsten stoppen Sie einen gefälschten Kandidaten, bevor Ihr Recruiter eine Stunde mit ihm verbringt. Beginnen Sie mit der Stimmigkeit: Passt der berufliche Werdegang im Lebenslauf, im beruflichen Profil und in dem, was der Kandidat im ersten Gespräch sagt, zusammen? Ein kürzlich erstelltes Profil mit einer langen Karriere in leitenden Positionen ist eine Nachfrage wert, aber kein Beweis für Betrug.

Führen Sie in Ihrem Bewerbermanagementsystem eine einfache Dublettenprüfung durch. Die FBI-Hinweise von 2025 empfehlen Arbeitgebern, ihre HR-Systeme nach anderen Bewerbern mit denselben Lebenslaufinhalten oder Kontaktdaten zu durchsuchen, weil dieselben Telefonnummern und E-Mail-Adressen in Lebensläufen angeblich verschiedener Personen aufgetaucht sind. Eine Agentur sieht weit mehr Bewerber als ein einzelner Kunde und kann solche Wiederholungen daher oft besser erkennen.

Achten Sie genau darauf, wo der Kandidat nach eigener Aussage wohnt und wo er sich seinen Aktivitäten nach aufzuhalten scheint. Eine Abweichung zwischen dem angegebenen Wohnort, den Zeiten, zu denen er antwortet, und den Zahlungsdaten, die er später angibt, verdient eine Nachfrage. Stellen Sie die Frage direkt und notieren Sie die Antwort in der Kandidatenakte.

Prüfungen in der Interviewphase

In Videointerviews kommt Identitätstäuschung am häufigsten vor, behandeln Sie daher mindestens ein Gespräch als Identitätsprüfung und nicht nur als fachliche Prüfung. Bitten Sie den Kandidaten, die Kamera eingeschaltet zu lassen, vergleichen Sie das Gesicht mit dem Ausweisdokument, das er später vorlegen wird, und achten Sie auf Ton, der nicht synchron zu den Lippen läuft. Die FBI-Warnung von 2022 hielt fest, dass in einigen gemeldeten Interviews Husten und Niesen nicht zu dem passten, was auf dem Bildschirm zu sehen war.

Stellen Sie Fragen, die nur die echte Person im Detail beantworten kann. Konkrete Projekte, die Tools eines früheren Teams, der Studienort und der Ablauf einer typischen Arbeitswoche lassen sich live nur schwer vortäuschen. Das FBI empfiehlt solche unverfänglichen Fragen zu Wohnort und Ausbildung und rät, so viel wie möglich vom Einstellungs- und Onboarding-Prozess persönlich abzuwickeln.

Achten Sie darauf, dass es von Phase zu Phase dieselbe Person bleibt. Wenn Ihr Screening-Gespräch, das technische Interview des Kunden und das abschließende Gespräch jeweils ein anderes Gesicht zeigen, kann niemand sagen, dass derselbe Kandidat alle drei durchlaufen hat. Ein kurzer Abgleich mit dem Foto in Ihrer Akte zu Beginn jedes Gesprächs schließt diese Lücke.

Referenzen verdienen dieselbe Sorgfalt. In einem aktuellen ERE-Interview empfahl der Analyst Kyle Lagunas, die IP-Adressen und Telefonnummern der Referenzgeber zu prüfen, und sagte, dass mehrere Referenzen von derselben IP-Adresse ein häufiges Warnzeichen seien. Rufen Sie Referenzpersonen unter einer Nummer an, die Sie selbst gefunden haben, bei einem Unternehmen, das Sie überprüfen können, und nicht unter einer, die der Kandidat angegeben hat.

Prüfungen bei Angebot und Arbeitsbeginn

Die Angebotsphase ist der letzte Punkt, an dem die Agentur den Prozess noch mitgestaltet. Führen Sie die Identitätsprüfung anhand eines amtlichen Dokuments vor dem Angebot durch, nicht nach dem Arbeitsbeginn, und stellen Sie sicher, dass der Name auf diesem Dokument mit der Hintergrundprüfung, dem Vertrag und den Gehaltsabrechnungsdaten übereinstimmt. KnowBe4, ein Unternehmen für Security-Awareness-Schulungen, lernte im Juli 2024 die Grenzen standardmäßiger Prüfungen kennen: Ein Softwareingenieur, den es nach vier Videointerviews, einer Hintergrundprüfung und Referenzprüfungen eingestellt hatte, entpuppte sich als nordkoreanische IT-Fachkraft mit einer gestohlenen US-Identität.

Nach Angaben des Unternehmens fiel der neue Mitarbeiter nur auf, weil die eigene Sicherheitssoftware Schadsoftware erkannte, die auf den Arbeitslaptop geladen wurde, sobald dieser ankam. Zwei Warnsignale aus diesem Fall und aus den FBI-Hinweisen gehören auf die Angebots-Checkliste einer Agentur. KnowBe4 nennt eine Lieferadresse für den Laptop, die von dem Ort abweicht, an dem die Person wohnen soll, als Warnsignal, und das FBI rät Arbeitgebern, während des Onboardings auf Änderungen der Adresse oder der Zahlungsplattform zu achten.

Teilen Sie dem Kunden mit, was Sie wann geprüft haben. Eine einseitige Notiz, die das eingesehene Ausweisdokument, das Datum jeder Prüfung und die durchführende Person auflistet, ermöglicht es dem Kunden, dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben.

Wer zwischen Agentur und Kunde für die Prüfung zuständig ist

Die größte Schwachstelle könnte sein, dass sich niemand für das Problem zuständig fühlt. Im Gespräch mit ERE über seine Forschung beschrieb Kyle Lagunas es so:

Wenn niemand dafür zuständig ist, kann man keine Verantwortlichkeit schaffen. Man kann keine Standards schaffen. Man bekommt keine Verbindlichkeit.

Bei einer Vermittlung über eine Agentur ist die Lücke größer, weil zwei Organisationen jeweils annehmen können, dass die andere die Prüfung übernommen hat. Die FBI-Warnung von 2025 rät Arbeitgebern zu überprüfen, ob externe Personaldienstleister solide Einstellungsverfahren anwenden, und sie regelmäßig zu auditieren, rechnen Sie also damit, dass Kunden Ihre Verfahren sehen wollen. Vereinbaren Sie die Aufteilung schriftlich vor der ersten Einreichung, nicht erst nach einem missglückten Arbeitsbeginn.

Eine praktikable Aufteilung, die an jeden Kundenvertrag anzupassen ist, sieht so aus:

Welche Aufteilung Sie auch vereinbaren, der Kunde entscheidet weiterhin, worauf ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag zugreifen kann. KnowBe4 gibt an, dass seine neuen Mitarbeiter in einem stark eingeschränkten Bereich ohne Zugang zu Produktionssystemen beginnen. Die Regeln für Hintergrundprüfungen und den Umgang mit Ausweisdokumenten unterscheiden sich von Land zu Land, klären Sie die rechtliche Seite daher mit einem Rechtsbeistand, bevor Sie ändern, wie Sie Dokumente erheben.

Für den Anfang braucht es dafür kein teures Tool. Das meiste ist Gewohnheit: eine Dublettensuche, eine Identitätsprüfung bei eingeschalteter Kamera, eine selbst gefundene Referenzperson und eine schriftliche Notiz an den Kunden. Eine Agentur, die diese Gewohnheiten nachweisen kann, gibt Kunden einen weiteren Grund, ihrer Shortlist zu vertrauen.