Employer of Record oder Personalagentur: Was brauchen Sie?

Zwei Dienste, die unterschiedliche Fragen beantworten

Sie haben die Arbeit und vielleicht sogar schon die Person, doch die Stelle liegt in einem Land, in dem Ihr Unternehmen keine rechtliche Einheit hat. Zwei Arten von Anbietern bieten ihre Hilfe an, und ihre Verkaufsseiten können ähnlich klingen. Ein Employer of Record und eine Personalagentur lösen jedoch unterschiedliche Probleme. Der eine beantwortet die Frage, wer die Person rechtlich beschäftigt, die andere die Frage, wer sie findet.

Wer beides verwechselt, verliert Zeit. Wenn Sie einen Vertrag mit einem Employer of Record schließen, bevor Sie einen Kandidaten haben, wartet ein Arbeitsvertrag auf einen Namen. Wenn Sie eine Personalvermittlung beauftragen, obwohl niemand die Person vor Ort beschäftigen kann, haben Sie am Ende womöglich einen starken Finalisten und niemanden, der seinen Vertrag unterzeichnet.

Dieser Leitfaden erklärt, was jeder Dienst leistet, wo sie sich überschneiden und wie Sie sie kombinieren. Er endet dort, wo die rechtlichen Fragen beginnen. Verträge, Steuern und der Status der Vereinbarung gehören zu einem Rechtsberater im Einstellungsland.

Was ein Employer of Record leistet

Staffing Industry Analysts (SIA), ein Forschungsunternehmen, das den Arbeitsmarkt für Personaldienstleistungen beobachtet, definiert einen Employer of Record als eine Einheit, die eine Arbeitskraft ausschließlich für administrative Zwecke beschäftigt. Nach dieser Definition hat der eigentliche Auftraggeber die Arbeitskraft bereits rekrutiert und eingestellt, und die Arbeit erfolgt unter dessen Weisung oder Kontrolle. Einfach gesagt: Sie wählen die Person aus und steuern ihre Arbeit, und der Employer of Record hält das Arbeitsverhältnis in diesem Land.

Deshalb nutzen Unternehmen solche Anbieter, um in einem neuen Land Personal einzustellen, ohne zuerst eine lokale Einheit zu gründen. In der Berichterstattung von SIA über ihren Marktbericht 2025 gaben Anbieter an, dass die Ausgaben für Employer-of-Record-Dienste von 2022 bis 2023 gestiegen sind. Der Anbieter übernimmt die lokale Seite des Arbeitsverhältnisses: den Vertrag, die Gehaltszahlung, das Onboarding und die Formalitäten, wenn jemand ausscheidet. Fragen Sie jeden Anbieter, welche dieser Aufgaben er selbst erledigt und welche er an andere weitergibt.

Was ein Employer of Record nicht tut, ist die Person zu finden. Sein Modell setzt voraus, dass Sie mit einem Kandidaten kommen. Wenn ein Anbieter zusätzlich anbietet, zu rekrutieren, behandeln Sie das als separaten Dienst und beurteilen Sie ihn so, wie Sie jede Agentur beurteilen würden.

Was eine Personalagentur leistet

„Personalagentur“ umfasst zwei verschiedene Modelle, und die Internationale Arbeitsorganisation (ILO) unterscheidet sie in ihrem Übereinkommen über private Arbeitsvermittler von 1997 (Nr. 181). Das erste Modell bringt Stellen und Kandidaten zusammen, ohne dass die Agentur Partei des anschließenden Arbeitsverhältnisses wird. Das ist die übliche Personalvermittlung oder Headhunting-Firma. Sie findet und prüft Menschen, Sie machen das Angebot, und Sie beschäftigen die neue Kraft.

Das zweite Modell beschäftigt Arbeitskräfte, um sie einem Dritten zur Verfügung zu stellen, den das Übereinkommen das entleihende Unternehmen nennt. Das entleihende Unternehmen weist die Aufgaben zu und beaufsichtigt die Arbeit. Der ILO-Leitfaden 2025 zu privaten Arbeitsvermittlern nennt dies das Zeitarbeitsunternehmen, das Arbeitskräfte rekrutiert und beschäftigt, damit sie bei einem Entleiher eingesetzt werden können. Nach demselben Übereinkommen sollen die Regierungen die Verantwortung für die Rechte dieser Arbeitskräfte zwischen Agentur und Entleiher aufteilen.

In der Europäischen Union fällt Zeitarbeit außerdem unter die Richtlinie 2008/104/EG. Die Europäische Kommission fasst sie als Gleichbehandlung zusammen: Bei den wesentlichen Arbeitsbedingungen werden Zeitarbeitskräfte wie Beschäftigte behandelt, die das entleihende Unternehmen selbst eingestellt hat. Die Kommission ergänzt, dass die Mitgliedstaaten Klauseln, die den Entleiher daran hindern, die Zeitarbeitskraft direkt einzustellen, für nichtig erklären oder für nichtig erklärbar machen müssen. Sie hält außerdem fest, dass Zeitarbeitskräften keine Vermittlungsgebühren berechnet werden sollten, und das ILO-Übereinkommen legt dieselbe allgemeine Regel für Arbeitskräfte fest, die einen privaten Vermittler nutzen.

Die drei Optionen im Vergleich

Die Tabelle stellt die drei Modelle den Fragen gegenüber, die ein Arbeitgeber bei Einstellungen im Ausland meist zuerst stellt. Ihre eigenen Verträge können ein oder zwei Zeilen verschieben, lesen Sie sie also als Grundform jedes Dienstes.

An der mittleren Spalte bleiben Arbeitgeber bei Einstellungen im Ausland hängen. Die Arbeit einer Personalvermittlung endet mit dem angenommenen Angebot, und dieses Angebot braucht weiterhin einen Arbeitgeber. Wenn Ihr Unternehmen keine Einheit im Land hat, muss jemand anderes diese Lücke füllen.

Wann Sie beides nutzen

Bei einer ersten Einstellung im Ausland lautet die übliche Antwort, beides zu kombinieren. Eine lokale Personalvermittlung findet die Person, und ein Employer of Record beschäftigt sie. Die Reihenfolge der Schritte ist wichtiger als die Namen der Anbieter.

1. Klären Sie, ob Sie bereits einen Kandidaten haben. Wenn ja, brauchen Sie vielleicht nur einen Employer of Record.
2. Wählen Sie den Employer of Record, bevor die Suche endet. Das Angebot muss zu dem Vertrag passen, den er ausstellen kann, also kennen Sie seine Bedingungen, bevor ein Finalist zusagt.
3. Beauftragen Sie eine Personalvermittlung, die in diesem Land arbeitet. Unser Leitfaden zur Auswahl einer Personalvermittlung erklärt, was Sie vor der Unterschrift prüfen sollten.
4. Sagen Sie der Agentur, wer die neue Kraft beschäftigen wird. Ihre Honorarbedingungen, eine etwaige Ersatzgarantie und ihr Angebotsprozess sollten den Employer of Record von Anfang an nennen.
5. Vereinbaren Sie, wer in den ersten Wochen was übernimmt. Halten Sie schriftlich fest, wer das Angebot verschickt, wer das Onboarding leitet und an wen sich die neue Kraft bei Gehaltsfragen wendet.

Ein Zeitarbeitsunternehmen mit eigener Einheit im Land kann manchmal beide Aufgaben übernehmen, weil es die Arbeitskraft findet und beschäftigt. Das passt zu einem klar umrissenen Einsatz mit Enddatum. Für eine langfristige Einstellung, die Sie behalten möchten, vergleichen Sie diesen Weg mit der Kombination aus Agentur und Employer of Record. Fragen Sie auch, was nötig wäre, um die Person später auf Ihre eigene Gehaltsliste zu übernehmen.

Fragen an den Anbieter und an den Rechtsberater

Ein Employer of Record ist eine bestimmte rechtliche Struktur, und nicht jede Vereinbarung, die unter diesem Namen verkauft wird, ist tatsächlich eine. Crawford Temple, Geschäftsführer von Professional Passport, einem britischen Prüfer für die Compliance von Zahlungsdienstleistern im Personalbereich, sprach in von SIA zitierten Aussagen diese Warnung aus:

Wir raten allen, die solche Vereinbarungen prüfen, sich zu ihrer konkreten Situation und dazu, ob EOR eine zulässige Struktur ist, gezielt rechtlich beraten zu lassen.

Derselbe SIA-Artikel nennt Punkte, die Sie bei jedem Anbieter prüfen sollten. Legen Sie sie jedem vor und vergleichen Sie die Antworten schriftlich.

• Wer ist vor Ort der Arbeitgeber, und ist das eine eigene Einheit des Anbieters in diesem Land oder ein Partner, an den er Aufträge weitergibt?
• Ist Employer-of-Record-Arbeit das Kerngeschäft des Anbieters, mit eigenem Betrieb und eigenen Rechtsfachleuten?
• Welche Plattform führt Gehaltsabrechnung und Personalakten, und berücksichtigt sie lokale Regeln wie Urlaubsansprüche?
• Wie schnell reagiert der Anbieter bei Boni, Kündigungen und Gehaltsfragen?

Den Rest besprechen Sie mit einem Anwalt oder Steuerberater im Einstellungsland: die Vertragsbedingungen, ob die Vereinbarung dort zulässig ist und was sie für die steuerliche Lage Ihres Unternehmens bedeutet. Dieser Leitfaden beantwortet diese Fragen nicht, und das Vertriebsteam eines Anbieters sollte nicht Ihre einzige Quelle dafür sein. Mit diesen Antworten können Sie den Dienst wählen, der zur Einstellung passt, statt den, der zuerst angerufen hat.